Kammarkollegiet - Ökat engagemang med effektiva team

HR-chef Helén Björkman slår sig ner vid det väl tilltagna sammanträdesbordet tillsammans med kollegerna Karin Edstrand, SACO-representant och Hanne Konradsen från Fackförbundet ST.

De ler lite åt frågan om hur det känns att arbeta på Sveriges första myndighet med anor ända tillbaka till 1539.

–Visst känns det lite häftigt att vara en del av den historien. Det tycker nog ganska många av oss som jobbar här, säger Hanne Konradsen.

Kammarkollegiet har ett brett uppdrag och fungerar som statens kapitalförvaltare, försäkringsbolag, upphandlare och juridisk byrå för statsförvaltningen med över 35 olika uppdrag från riksdag och regering. Här finns även Allmänna arvsfonden.

–Mycket av vårt arbete görs i olika grupper.  Ibland har man en rimlig arbetsbelastning, men ibland blir det för mycket. Jag tror alla tjänar på att vi kan diskutera vår arbetsmiljö och hur vi arbetar tillsammans. Därför var jag direkt positiv till satsningen på effektiva team, säger Hanne Konradsen.

Helén Björkman berättar att bakgrunden till satsningen var att Kammarkollegiet deltog i en inspirationsföreläsning på Trygghetsstiftelsen, där Livsmedelsverket berättade om sin satsning på effektiva team.

–Jag blev väldigt inspirerad och kände att det vore kul om vi på Kammarkollegiet skulle kunna göra något liknande. Vi ville förbättra arbetsmiljön och stärka teamkänslan för att nå vårt mål om en attraktiv arbetsplats och nöjda och engagerade medarbetare, säger Helén Björkman.

Hon ser också en tydlig koppling till myndighetens övergripande mål om ökad målgruppsnytta och eget ansvar tillsammans.

– Verksamhetsutveckling innefattar såväl organisation, team som medarbetarna. Om vi lyckas få så många välmående och effektiva team som möjligt kan medarbetarna lättare fokusera på frågor kring utveckling av verksamheten. Det leder i sin tur både till ett ökat engagemang, en mer effektiv verksamhet och ett hållbart resultat i slutändan, säger hon.

Tillsammans beslutade fack och arbetsgivare att använda lokala omställningsmedel så att HR-avdelningen kunde utbildas i hur man skapar effektiva team. Sedan har man i sin tur genomfört workshops på olika avdelningar. Hittills har man utbildat 15 team.

–Ett fungerande team bidrar ju till en bättre arbetsmiljö. I dag måste man också vara hållbar för ett längre arbetsliv, säger Karin Edstrand, vars enhet har gått en workshop.

–Det var en bra workshop, men det är viktigt att jobba vidare med frågorna efteråt. Nu har vi formulerat ett gemensamt mål som enheten arbetar mot om att dödsbon ska avvecklas på ett kostnadseffektivt sätt, men med respekt för den avlidna, säger Karin Edstrand.

Hon är jurist och Hanne Konradsen är samhällsvetare och båda arbetar på arvsfondsavdelningen. Karin Edstrand arbetar med att avveckla dödsbon och Hanne Konradsen med fördelningen av Arvsfondens medel till olika föreningar.

–Jag ser att vi skulle kunna jobba ännu effektivare. Ett exempel på tidstjuvar är att våra IT-system inte fullt ut stödjer vårt arbete eller ser till att vi bereder våra ärenden i rätt ordning, säger Hanne Konradsen.

Ett annat arbete som har inletts är att jobba igenom alla verksamhetsprocesser. Syftet är att få gemensamma arbetssätt och göra verksamheten mer effektiv. Exempel på en process kan till exempel vara avveckling av ett dödsbo, beredning av ett ärende eller hur man arbetar med nyrekryteringar.

– Med ett tydligt uppdrag samt tydliga rutiner och roller blir man både tryggare och har lättare att hjälpa varandra, vilket påverkar arbetsbelastningen i en positiv riktning. Nu hoppas jag verkligen att vårt arbete med hållbara team kommer att sätta sig i organisationen, säger Helén Björkman.

Nästa år står också Kammarkollegiet inför en flytt från de nuvarande lokalerna nära Stureplan till Slottsbacken i Gamla Stan. En stor omställning som kommer att påverka alla 300 medarbetare. Samtidigt sker också en övergång till ett flexibelt verksamhetsanpassat arbetssätt, utan fasta platser och med en hög grad av digitalisering.

–Den här övergången sprider viss oro på arbetsplatsen. Då är det bra att ha arbetssättet med effektiva team i ryggen, säger Hanne Konradsen.

Carina Järvenhag

Mer om effektiva team:

Bygger på modellen IMGD (Integrerad Modell för Grupputveckling). Den är utvecklad av den amerikanska psykologiprofessorn Dr. Susan A. Wheelan, som sedan 70-talet sammanställt tidigare teorier och studerat tusentals grupper. Den är vetenskapligt statistiskt belagd och bygger på fyra olika utvecklingssteg i ett teams utveckling där det fjärde stadiet är då teamet är mest effektivt.

Lokala omställningsmedel

• Varje år avsätter de statliga arbetsgivarna 0,3 procent av lönesumman till lokala omställningsmedel.

• Pengarna kan till exempel användas för långsiktig kompetensutveckling, karriärväxling eller till att öka de anställdas förutsättningar för ett längre arbetsliv.

Programmet Hållbart arbetsliv

• Partsrådet erbjuder tjänster inom ett hållbart arbetsliv som statliga myndigheter kan avropa partsgemensamt.

• Exempel på tjänster är Effektiva team, Fånga tidiga tecken, AI-systemet, Ursäkta röran – omställning pågår.

Mer inspiration 

Läs hur Livsmedelsverket har jobbat med effektiva team 

Läs mer om hur Partrådets arbetsområde Hållbart arbetsliv arbetar med Effektiva team