Kungliga biblioteket - Digitalisering kräver ny kunskap

Förändringens vindar blåser över Kungliga bibliotekets klassiska gula byggnad i Humlegården. Som nationalbibliotek har man till uppgift att samla in, bevara och tillgängliggöra allt som ges ut i Sverige. Nu kommer också önskemål om att en större del av samlingarna ska digitaliseras.

Det görs dock inte i en handvändning eftersom enbart hyllorna med tryckt material sträcker sig över 17,5 mil och växer för varje dag. Här finns dessutom så mycket musik, radio, tv och film att det skulle ta 1 000 år för att ta sig igenom allt. Nu måste man bestämma vad som ska göras tillgängligt och i vilken ordning detta ska ske.

När vi slår oss ner vid Dag Hammarskjölds gamla matsalsbord i mötesrummet på sjätte våningen säger kompetensstrategen Ulrica Tjäder att många organisationer fortfarande ser digitalisering som ett enskilt projekt, men att så inte är fallet på KB.

–Då blir digitaliseringen något som man gör vid sidan av den ordinarie verksamheten och strategin blir att rekrytera personer med specialistkompetens. Men här påverkar digitaliseringen alla delar i verksamheten och då måste huvudfokus vara att vidareutveckla befintliga medarbetare, säger hon.

Hon har under ett år arbetat i ett projekt som ska se över KB: långsiktiga behov av kompetens med stöd av Magnus Anttila, organisationskonsult och specialist på strategisk kompetensförsörjning.

Historiskt har KB haft – och har fortfarande – många bibliotekarier med specialistkompetens, samtidigt blir kunskaper inom metadata och upphovsrätt allt viktigare. Här finns också en stor IT-verksamhet med ansvar för det nationella bibliotekssystemet Libris.

–Bland bibliotekarier har KB ett väldigt starkt varumärke och få väljer att gå vidare till andra arbetsgivare. Hos systemutvecklare, men också andra roller inom it och stödfunktioner, är KB ganska anonym som arbetsgivare. Man behöver stärka kommunikationen om att det här är en spännande verksamhet, säger Ulrica Tjäder.

En slutsats är att kompetensförsörjning måste bli en naturlig del i verksamhetsplaneringen, så att verksamhetens och medarbetarnas utveckling går hand i hand.

–Det viktigaste är att få en gemensam förståelse för vad den pågående utvecklingen innebär och hur den påverkar den egna yrkesrollen. Sedan gäller det att få med sig alla i förflyttningen, både kunskapsmässigt och mentalt. Här är ledare viktiga, men också stödfunktioner som HR och kommunikation, säger Ulrica Tjäder.

När jag ringer upp HR-chef Anna Runeberg säger hon att det behövs framförhållning för att KB ska ha rätt kompetens på rätt plats, och i rätt tid. Nästa steg är att konkretisera och prioritera det som Ulrica Tjäder och Magnus Antilla har kommit fram till.

–Nu har vi genomfört en workshop för våra chefer och nästa steg är insatser för alla medarbetare. Vi måste jobba mer med kompetensanalyser och då behövs bra stöd och modeller för detta som tydliggör vilken kompetensförflyttning som medarbetarna behöver, göra, säger hon.

Eftersom den pågående digitaliseringen och nya arbetssätt påverkar många medarbetare kan hon tänka sig att lokala omställningsmedel kan användas för finansieringen av konkreta insatser, förutsatt att parterna kommer överens.

–En prioritering skulle kunna vara att finansiera insatser med lokala omställningsmedel. Digitaliseringen påverkar såväl bibliotekarierollen som övriga yrkesroller inom KB, säger Anna Runeberg.

Anneli Modén är SACO-representant på KB och berättar att man hittills har använt sig av lokala omställningsmedel i ganska blygsam omfattning.

–När vi skrev det nya omställningsavtalet visste vi att vi stod inför stora förändringar, men vi kände oss osäkra på hur behovet skulle yttra sig i verksamheten. Därför valde vi att skriva ett avtal som endast löpte över ett år eftersom vi inte ville sitta fast i ett avtal som hämmar verksamheten, säger hon.

När de gäller den pågående digitaliseringen och det framtida behovet av kompetens säger Annelie Modén att det sker ett skifte i hur man ser på bibliotekarierollen och deras profession.

– Vi kan se att det kommer nya krav på professionen. Vi hamnar i ett läge där vi behöver utveckla och utbilda oss samtidigt som vi måste behålla den otroliga specialkompetens KB:s bibliotekarier har.  Det går inte att digitalisera, utan att ha stora kunskaper om våra samlingar, säger hon.

På frågan om vilka insatser som krävs svarar hon både att förvalta de kompetenser som finns i huset och att se över kravspecifikationer vid nyanställningar.

– Det är viktigt att inse att vi alla är olika. Vissa tar till sig förändringar snabbt medan det tar längre tid för andra. Jag tycker att det är den närmaste chefen och ledningens ansvar att förmedla mål och visioner till de anställda på ett tydligt och klart sätt samt att hjälpa alla att kunna arbeta mot det målet, säger Anneli Modén.

Carina Järvenhag