Läkemedelsverket - Vi har vidgat begreppet omställning

Läkemedelsverket i Uppsala befann sig i en situation, liknande många andra myndigheter, med att lokala omställningsmedel (LOM) lades på hög. En situation som både arbetsgivare och facken ville förändra för ett par år sedan.

–Det kom propåer bland annat från centralt fackligt håll att pengarna behövde komma till användning. Därför gjorde vi ett ”nytag”. Vi bildade ett omställningsforum och pratade förbehållslöst om vårt lokala avtal. Vi vågade också släppa fram kritiska röster. Nu har det här gett ”spin-off” på flera olika sätt, säger Fredrik Mellwing.

Bland det första man gjorde var att bilda ett omställningsforum med representanter för arbetsgivaren och för de fackliga organisationerna ST och Saco. Samtidigt drog man också upp riktlinjer för inom vilka områden medlen ska användas. 

De tre områdena som utkristalliserade sig är programverksamhet, som löpande och långsiktigt ska bidra till myndighetens omställning och medarbetarnas utveckling. De övriga två är avgränsade projekt som berör flertalet medarbetare eller grupper av medarbetare samt individuella insatser.

–Det var så vi började sortera ut och strukturera omställningsarbetet. Vi ville både identifiera vad som kunde vara program och vad som var mer avgränsade och specifika omställningsbehov.

Nytaget innebar också att ledningsgrupper ute i verksamheten informerades och uppmanades att identifiera eventuella omställningsbehov och aktiviteter i verksamhetsplaneringen, för att ta reda på vad som eventuellt kunde finansieras av lokala omställningsmedel.

–I våra dialoger i omställningsforum fokuserade vi på insatser som kunde kopplas till hela organisationen och inte enbart till enskilda individer, till exempel förändringsledning, omställningsförmåga och anställningsbarhet. Vi bjöd även in en konsult som började prata om livs- och karriärutvecklingsprogram. Något som vi har tagit upp som pilot under 2021, säger Fredrik Mellwing. 

Ytterligare ett projekt som har finansierats med lokala omställningsmedel är projektet med de två digitalseringscoacherna som började hösten 2020 med uppgift att finnas till hands för hela organisationen. 

–Tanken var att digitaliseringscoacherna bland annat skulle bidra till att utveckla interna personer som på sikt skulle kunna ta över dessa roller. Men med pandemin gick vi inte riktigt i hamn med det. Coacherna fick direkt ta tag i hur vi jobbar på distans och hur det fungerar med digitala verktyg som Teams. Det handlar om att stärka oss alla i att bli mer digitalt mogna, säger Fredrik Mellwing.

Läkemedelsverket avsätter omkring 1,5 miljoner årligen till sina lokala omställningsmedel och i en översiktlig budget för framtiden räknar omställningsforum med att fördelningen kommer att vara cirka en tredjedel vardera på program, projekt och individuella insatser.

Under 2021 användes dock betydligt mer av medlen, cirka 2,8 miljoner kronor, och även i år räknar man med att använda mer pengar än vad den årliga avsättningen genererar.

–Både från arbetsgivarhåll och från facket är vi överens om att pengarna ska komma till användning. Det har varit väldigt givande att vi i vår dialog har vidgat hur vi ser på begreppet omställning. Arbetsplatser ställer om hela tiden genom att tänka på nya sätt eller genom att införa nya arbetssätt. Då kan lokala omställningsmedel fungera som en katalysator, säger Fredrik Mellwing.

Fackförbundet ST lokalt på Läkemedelsverket har också varit djupt engagerade i omtaget med lokala omställningsmedel och sitter med i omställningsforum, berättar Pia Wictor, Malin Sjöström Carlberg och Ingela Forsén på videolänk.

–Det är enbart positivt att vi har en möjlighet att vara med och påverka tillsammans med arbetsgivaren. Det handlar om mycket pengar som annars bara blir liggande på hög, säger Pia Wictor, som är vice ordförande.

Malin Sjöström Carlberg nickar instämmande och säger att en framgångsfaktor är att det har varit väldigt högt i tak, vilket har gett bra diskussioner om frågor som inte är helt lätta.

–Både vi och arbetsgivaren har haft i bakhuvudet att pengarna ska användas. Givetvis inte till vad som helst, men vi har varit öppna för olika aktiviteter. Trygghetsstiftelsen ordnade ett lunchseminarium där vi och arbetsgivaren fick möjlighet att utbyta erfarenheter med andra myndigheter, säger hon.

Ett initiativ från ST är pilotprojektet ”Framtidens administratörer”, vilket är en stor yrkesgrupp inom ST.

–Det är en yrkesgrupp som vi vill lyfta upp! Vi bekostade en konsult med lokala omställningsmedel som gjorde en inventering av vad administratörerna gör i dag och vad de ska göra i framtiden. Det handlar också om hur vi utnyttjar våra resurser på bästa sätt, säger Pia Wictor.

Ingela Forsén vill också passa på att lyfta livs- och karriärprogrammet, där 19 personer har antagits till den första omgången.

–Det är väldigt uppskattat och det står redan personer i kö för nästa omgång. Personligen tycker jag det är fantastiskt att arbetsgivaren ger oss den här möjligheten att reflektera över livet och karriären– det gör mig riktigt stolt!

Närmast väntar utvärderingar av insatserna under 2021. Läkemedelsverket har haft stöd av Trygghetsstiftelsen för att diskutera vad som ytterligare går att förbättra och förfina i den egna processen.

–Vi har till exempel anställt två digitaliseringscoacher med hjälp av lokala omställningsmedel – och det har varit en succé! Vi skulle inte ha klarat oss utan dom i den här digtala omställningen som pandemin innebar. Nu är det kanske läge att diskutera hur länge LOM ska användas och när det ska övergå till ordinarie medel, säger Malin Sjöström Carlberg och Pia Wictor tillägger:

–Verksamheterna får ansöka om LOM och sedan beslutas det om medel i omställningsforum. Det är ibland en diskussion om vad arbetsgivaren ska stå för och från ST:s sida säger vi ifrån om vi inte tycker en aktivitet ska bekostas av LOM. Det är så högt i tak på våra möten att vi också kan vara överens om att vara oense!

Carina Järvenhag