Livsmedelsverket - Ett effektivt team måste vara eniga om uppdraget

Från singlar till samverkande grupper, så beskriver Livsmedelsverket sin resa fram till dagens teambaserade organisation.–I dag pratar medarbetare om ”vi” istället för ”jag” och delar med sig av sina kunskaper, säger HR-chef Eva Andersson.

Eva Andersson var på plats på Partsrådets förmiddag på temat ett hållbart arbetsliv för att tillsammans med HR-strategerna Maria Wigenius Sjöberg och Krister Nordlund berätta om hur Livsmedelsverket har jobbat med att skapa effektiva team.

De beskrev hur hållbarhet har varit utgångspunkten för deras arbete. Om man vill att medarbetare ska ”hålla” och kunna arbeta längre måste de trivas och kunna utvecklas på jobbet. Därför gick man 2015 från ett stuprörstänkande till dagens teambaserade organisation.

–En förutsättning var att vi kunde använda omställningsmedel så att det blev en effektiv insats. Vi genomförde utbildningsinsatser för 17 team på samma gång, det hade aldrig gått att göra så koncentrerat annars, säger Eva Andersson.

Tidigare kunde en avdelningschef ha ansvar för 40 medarbetare, vilket både innebar en orimlig arbetsbörda för cheferna och att medarbetare inte blev sedda.

­Nu blev det i stället teamcheferna som stöttade och gav medarbetarna i teamet kontinuerlig feedback, samtidigt som teamen tog ansvar för sina egna resultat, säger Eva Andersson.

Maria Wigenius Sjöberg ritar upp en triangel på sin white board för att visa de områden som teamet måste vara överens om för att det ska kunna arbeta på ett effektivt sätt; uppdraget, struktur, samspel, utvecklingskultur och engagemang.

–Ett vanligt misstag är att man tror att man är överens om uppdraget. Men om man ber tio personer skriva ner sin definition kan det visa sig bli åtta olika saker. Uppdraget måste vara grunden. Annars kan man få ett team som till exempel är fantastiska på samspel, men inte åstadkommer något som har med uppdraget att göra, säger Krister Nordlund.

Förutom att man måste vara överens om uppdrag och strukturer kräver arbete i team en hög grad av eget ansvar. Maria Wigenius Sjöberg använder sig av en liknelse från sportvärlden.

–Om du tränar friidrott vill du bli världsbäst i din gren, men ett OS vinner man ändå tillsammans som ett lag. Medarbetare i ett team kan naturligtvis arbeta självständigt, men man har hela tiden det gemensamma uppdraget för ögonen, samtidigt som man delar med sig och lär sig av varandras kompetenser, säger hon.

Ytterligare en vinst med att arbeta i team enligt Maria Wigenius Sjöberg är att om det uppstår konflikter slipper man fokusera på relation och person och kan istället prata om sakfrågor.

–Man behöver inte prata om person, utan kan i stället gå tillbaka till uppdraget och se om ett visst beteende stöttar verksamheten eller inte.

Resultaten av det teambaserade arbetssättet är bland annat att man har fått ett lyssnande ledarskap, ett moget medarbetarskap och mod att möta nya förändringar.

–Samtidigt måste man vara medveten om att en sådan här förändring tar tid. Det krävs tålamod och att man vågar lyfta alla frågor i triangeln tillsammans, säger Maria Wigenius Sjöberg.

Carina Järvenhag

Fyra tecken på ett effektivt team:

  • Alla vet vad de ska bidra med i förhållande till det övergripande uppdraget.
  • Man lyssnar till och lär av varandra.
  • Initiativ tas hela tiden för att experimentera med nya beteenden.
  • Kontinuerlig feedback för att hjälpa varandra och för att utveckla verksamheten.

 

Läs mer om hur andra myndigheter har gjort.