Börja med att tydliggöra behoven

Magnus Anttila har 30 års erfarenhet av att stötta organisationer, myndigheter och privata företag i deras kompetensförsörjning. Han är också flitigt anlitad av Trygghetsstiftelsen som föreläsare och inspiratör. 

Nyligen höll han ett webbinarium om vägen till ett mer proaktivt arbete med lokala omställningsmedel. När jag ringer upp honom hemma i Köpenhamn utvecklar han tanken om hur medlen skulle kunna användas på ett effektivare sätt. En utmaning för många myndigheter är att synliggöra och analysera sina omställningsbehov. 

–Men om de använder det centrala avtalet som ram, utgår från vad som står i de egna verksamhetsplanerna, och sedan kopplar på en metodik för att gemensamt uppmärksamma och för att analysera omställningsbehoven har de kommit en bra bit på väg, säger han.

Idag samlas dock lokala omställningsmedel ofta på hög och används inte i den utsträckning som det är tänkt. Kan det då stämma att myndigheterna har allt de behöver?

–Utmaningen är att man måste vara överens kring utvecklingsbehovet. Det centrala avtalet beskriver inte vilka insatser som bör göras, utan säger endast att arbetsgivare och fack på myndigheten måste vara överens om insatserna, säger Magnus Anttila.

En annan utmaning är verksamhetsplanernas varierande kvalitet, till exempel att de inte alltid klarar av att synliggöra omställningsbehoven.

–Då måste mål och strategier förtydligas för att den ska bli användbar. Det är särskilt viktigt med tydliga strategier i politiskt styrda organisationer. Och ju tydligare ledningen är, desto lättare blir det för medarbetarna.

Magnus Anttila har utvecklat en metod för att synliggöra och analysera utvecklings- och omställningsbehov som kan stödjas av kompetensförsörjning, som då också kan bidra till att utveckla verksamheten.

–För mig handlar kompetensförsörjning om att utveckla en verksamhet genom medarbetarna. När kompetensbrister uppstår beror det ofta på att man inte lyckats förutse ett omställningsbehov. Digitalisering är ett exempel som berör väldigt många anställda, men där många myndigheter har svårt att ringa in vad det konkret betyder för deras verksamhet.

När Magnus Anttila hjälper myndigheter och företag att analysera sina omställningsbehov brukar han börja med att ställa några konkreta frågor om myndighetens utveckling: Hur många är det som berörs av den aktuella strategin? Handlar det om en mindre anpassning av arbetssättet eller om att göra något nytt – och hur bråttom är det?

–Man måste börja med att konkretisera behoven. Ju luddigare det är från början, desto större är risken att lösningen inte tillför det som behövs. Ska vi få människor att ställa om måste de faktiskt förstå vad det innebär i praktiken, säger Magnus Anttila.

Det är också syftet med den workshop som han leder i Trygghetsstiftelsens regi. Den kommer att ta avstamp i de specifika förutsättningarna för varje deltagande myndighet.

–Jag hoppas att de som går workshoppen ska komma ett steg till med att konkretisera och skapa samsyn kring sina omställningsbehov. Syftet är även att uppmärksamma områden där många berörs av en omställning, och där lokala omställningsmedel skulle kunna användas.

På frågan om hur han själv definierar omställning svarar Magnus Anttila att det dels kan ses som ett behov av förändring, dels som en kompetens eller förmåga till anpassning. Såväl behovet som förmågan kan finnas på verksamhets-, grupp- och individnivå.

–Omställning handlar om förändring, men det innefattar också ett strukturerat sätt att förhålla sig till det som sker och en ständig strävan efter förbättring. 

Mitt i allt det mörka med pandemin ser han också hur den har frigjort en enorm kraft vad gäller omställning.

– Plötsligt blev det nödvändigt att tänka i nya banor. Omställningen till nya arbetssätt och omskolning till nya yrken har gått väldigt snabbt inom vissa områden. Om man ser till utvecklingsbehov, som förutsätter stor omställning och berör väldigt många, är pandemin det största som har hänt under mina år som organisationskonsult, säger Magnus Anttila.

Carina Järvenhag

Läs mer 

• Medarbetare måste förstå varför de ska utvecklas, artikel med Magnus Anttila.

Avtal om lokala omställningsmedel

• Varje år avsätter myndigheterna 0,3 procent av lönesumman.
• Centralt i avtalet är att medlen ska användas proaktivt.
• Användning ska vara strategiskt och långsiktigt med syfte att utveckla verksamheten.
• Exakt hur medlen ska användas reglerar varje myndighet i ett lokalt avtal.