Kronofogden går från kontor till mötesplats

Mer än hälften av Kronofogdens medarbetare har arbetat hemma under pandemin. Nu permanentas möjligheten till hemarbete samtidigt som fasta kontorsplatser minskar till förmån för grupprum och andra mötesplatser.

–Vi har tagit ett stort utvecklingskliv under kort tid. Nu har vi fått bekräftat att hemarbete fungerar bra för vissa arbetsuppgifter, och att arbetet till och med blir effektivare eftersom man kan arbeta koncentrerat. Samtidigt behöver vi träffas för samvaro, gemenskap och innovation, säger Cristina Gellerbrant Hagberg.

Med de här erfarenheterna i bagaget beslutade Kronofogden sig för att minska lokalytan på huvudkontoret i Sundbyberg, när hyreskontraktet ändå skulle omförhandlas.

–På så vis får vi en möjlighet att stanna kvar i ett kontor som vi trivs i, utan att hyreskostnaden ökar. Vårt nya flexibla arbetssätt ställer nya krav på hur lokalerna är utformade och vi vill skapa en mötesplats dit våra medarbetare vill komma.

Tanken är att den nya arbetsplatsen ska ge möjligheter att göra olika saker så att den passar för alla. Något Christina Gellerbrant redan har märkt är att en ökad flexibilitet är positiv för kompetensförsörjningen.

–Vi har till exempel haft mycket lättare att rekrytera IT-specialister när de kan jobba hemifrån var som helst i landet.

På frågan om det finns några stötestenar när en sådan här stor förändring ska förhandlas och regleras svarar hon att en fördel är att frågan redan stötts och blötts intensivt i över ett års tid.

–Vi har jobbat tillsammans med cheferna sedan i mars för att ta fram spelregler för vårt nya arbetssätt. Hur vi ska arbeta och var olika arbetsuppgifter ska utföras? Vissa arbetsuppgifter går inte utföras hemma, bland annat beroende på säkerheten, och det är alltid verksamhetens behov som går först.

Hon menar att omställningen till mer flexibla arbetsformer påverkar cheferna allra mest och att det krävs ett nytt ledarskap för en ny tid.

–Det krävs lyhördhet från cheferna när alla medarbetare inte finns på plats. Då tänker jag både på att upptäcka problem av olika slag och att kunna skapa samhörighet. Mycket av vårt arbete planeras och genomförs i mindre grupper med dagliga avstämningsmöten som verktyg för att hålla i gång flödena och möta våra kunders behov.

Kronofogden verkar ha lyckats väl både med resultat och service med under pandemin. Enligt årsredovisningen för 2020 är resultaten goda med indrivningar på drygt 12 miljarder kronor. Samtidigt som myndigheten har förbättrat servicen till kunderna och ökat effektiviteten och kvaliteten inom flera områden.

––Vi hade redan arbetat med virtuella team, där en chef leder medarbetare med samma arbetsuppgifter som sitter på olika ställen i landet. De erfarenheterna har vi kunnat ta tillvara. Vi har också jobbar med dialogen som verktyg, vilket har gjort att vi både har kunnat fånga stämningar och ta tillvara den kraft som finns i organisation.

Samtidigt vill hon passa på att ge en eloge till sina medarbetare, som ställde om nästan från en dag till en annan. Något hon tror kan skapa en trygghet inför kommande förändringar.

–Chefer och medarbetare har visat ett stort mått av ansvarstagande och lojalitet mot vårt uppdrag. De har också visat både på nytänkande och på kreativitet i att lösa det dagliga arbetet, till exempel att hålla auktioner på ett smittsäkert sätt. Från ledningens sida har vi också valt att visa på inriktningar, utan att grotta ner oss i detaljer. Mycket av genomförande måste lösas lokalt, säger Christina Gellerbrant Hagberg.

Hennes bästa råd till andra myndigheter som står inför samma omställning efter pandemin är att se hur andra gör.

–Jag tror också på fler samtal och färre Power Points som ett sätt att involvera hela organisationen. Det behövs tålamod eftersom det här inte är omställning som sätter sig på en dag. Det krävs också ett visst mod från den högsta ledningen. Jag menar inte att man ska ta ”okalkylerade” risker, men man måste våga fatta beslut på underlag där risker vägts in och säga ”Nu kör vi!”

Carina Järvenhag

Om Kronofogden:

• Har cirka 2 300 anställda över hela landet.
• Utöver huvudkontoret i Sundbyberg finns kontor på 31 olika platser.
• Alla medarbetare över hela landet får fortsatt möjlighet till hemarbete. Vissa arbetsuppgifter går dock inte att utföra hemma på grund av säkerheten.
• Våren 2022 ska de nygamla lokalerna i Sundbyberg vara färdiga.
• 600 anställda kommer att arbeta på 40 procent mindre lokalyta.