Fysiska möten allt viktigare i digital tid

Arbetsgivarverket är arbetsgivarorganisation för den statliga sektorn och har omkring 250 medlemmar i form av myndigheter, universitet och högskolor. Coronapandemin har inneburit en strid ström av frågor om arbetsmiljö och arbetsgivarens ansvar, samtidigt som den egna personalen har fått ställa om till hemarbete.

–Vissa funktioner måste finnas på plats som reception och arkiv. Vi har också varit några stycken som kan gå eller cykla till jobbet som har varit på plats några dagar i veckan, säger Åsa Krook som bor på Södermalm i Stockholm.

En effekt av coronapandemin för hennes egen del är att allting tar mycket längre tid. Åsa Krook sitter både i ledningsgruppen och är chef för arbetsgivarutveckling med ansvar för ett 20-tal medarbetare Arbetsdagarna fylls ofta av det ena Skype-mötet efter det andra.

–Som chef är jag uppmärksam på detaljer och nyanser, och det försvinner vid distansmöten. Vissa saker blir mycket omständligare när man inte kan lösa dem på plats. Jag tycker också att varken utvecklingsarbete eller kreativa processer passar lika bra i ett digitalt forum.

Med detta sagt har Arbetsgivarverket varit duktiga på att ställa om till en digital verklighet och levererat enligt plan. Man har utvecklat digitala medlemsmöten, digital personalinformation och digitalt fika, och de myndighetsanpassade utbildningar genomförs nu med hjälp av digitala verktyg för de myndigheter som vill.

–Vår utgångspunkt är att hellre ställa om än att ställa in. Men vissa saker tar längre tid att anpassa, som våra öppna utbildningar som bygger mycket på att man är på plats. Sedan april pågår ett utvecklingsarbete för att göra även dem digitala, säger Åsa Krook.

Under pågående pandemi flyttade Arbetsgivarverket till nya lokaler på Vasagatan, bland annat för att få större mötesytor för medlemmarna. Och även om de till stor del står outnyttjade just nu tror Åsa Krook att det är framtidens melodi.

–Öppna landskap kanske har spelat ut sin roll, men däremot inte kontoren i sig. Jag tror det blir ännu viktigare att skapa härliga ytor där människor kan mötas. Ingen kommer att åka till jobbet för att utföra uppgifter som de lika gärna kan göra hemma, men få vill arbeta hemma på heltid. Det fysiska mötet kommer att bli ännu viktigare i en digitaliserad värld.

Det stämmer med de undersökningar som har gjorts om vad svenskarna tycker om att hemarbeta under coronakrisen. Enligt en SIFO-undersökning var en tredjedel mer än nöjda med sin arbetssituation, men hälften upplevde att arbetsplatsens lagkänsla hade försämrats.

Åsa Krook betonar att distansarbetet kommer med ett pris. Det handlar både om de anställdas fysiska och psykosociala hälsa, och om den fysiska arbetsmiljön.

–För medarbetare som redan är sköra eller håller på att återhämta sig från en sjukdom kan hemarbetet bli en extra belastning. Hela krisen har satt fokus på mänskliga interaktioner. Arbetsgivare kommer att behöva använda både företagshälsovården och partsgemensamma insatser från Partsrådet för att klara det här på ett bra sätt.

Hur hemarbetet ska regleras kommer att bli en stor fråga för många statliga arbetsgivare om rekommendationerna om hemarbete fortsätter. Ännu så länge har de flesta myndigheter varit pragmatiska och anpassat sig till situationen, men i ett längre perspektiv måste distansarbetet formaliseras i överenskommelser mellan arbetsgivare och medarbetare.

–Det behövs ett tydligt ledarskap och att man som chef vågar stå upp för de beslut som har fattats. Hemarbete kräver också både förtroende och ett stort eget ansvar för medarbetarna. Som chef måste du våga delegera och lita på att alla gör sitt jobb, utan att du kan vara på plats och kontrollera det, säger Åsa Krook.

Ytterligare en aspekt av hemarbetet är säkerheten och här hamnar fokus ofta på den tekniska säkerheten. Inte minst för myndigheter som Säpo och Polisen, men Åsa Krook pekar också på säkerhetsbrister som kan uppstå när vi genomför jobbsamtal i en informell hemmiljö.

–Hur många i familjen eller bland besökare kan höra ditt samtal? Vilka sårbarheter finns när vi flyttar hem möten sekretessbelagda samtal till våra bostäder? Det är något som jag tycker det pratas alldeles för lite om.

På frågan om vilken omställning coronakrisen kommer att innebära för den statliga sektorn i stor säger Åsa Krook att hon inte är så förtjust i ordet som sådant.

–Trygghetsstiftelsen är ett fantastiskt stöd för den statliga sektorn, men just ordet omställning har jag lite svårt för. Jag föredrar att se livet som en ständig utveckling. Jag vet inte om coronapandemin kan sägas vara en omställning, snarare en pågående samhällsutveckling som vi måste förhålla oss till. Alla myndigheter har tvingats göra en omprövning av verksamhetens behov, säger Åsa Krook och tillägger:

Alla myndigheter har tvingats göra en omprövning av verksamhetens behov, säger Åsa Krook och tillägger:

–Faktiskt har ledning och styrning av hela Sverige satts på sin spets. Det kommer att bli diskussioner om myndigheternas roll, kommunaliseringen och vår höga grad av regionalt självstyre, som skiljer oss från många andra länder. Generellt skulle jag säga att coronakrisen har förskjutit vårt extremt individualistiska synsätt till ett mer nationellt och kollektivistiskt perspektiv. 

Text: Carina Järvenhag
Bild: Catharina Biesèrt