Nya Samverket ska stötta innovation inom staten

Pandemin har inneburit genomgripande förändringar på den svenska arbetsmarknaden, så också för den statliga sektorn. I samband med Samverkets lansering uttryckte Vinnovas generaldirektör, Darja Isaksson, det i termer av att covid-19 ”fått staten att omvärdera platsens betydelse för att få jobbet gjort.”

Tankarna på Samverket började dock redan innan pandemin berättar Jakob Hellman, enhetschef på Vinnova.

–Samverket är resultatet av en process som har pågått en tid för att öka samarbetet och bryta barriärer mellan myndigheter. En återkommande utmaning är att många samhällsfrågor skär över många myndigheter medan vi är organiserade i stuprör, säger han.

Samtal inleddes bland annat med Vasakronan, som var villiga att upplåta en del av sina lokaler på Mäster Samuelsgatan åt Samverket, men så kom pandemin som gjorde alla tankar på en gemensam lokal omöjliga.

–Det har varit både en skjuts och en broms med pandemin. Arbetet har fördröjts samtidigt som vi ligger rätt i tiden. Pandemin visade att det som fungerar sämre digitalt är att skapa förtroendefulla dialoger från start, få igång kreativa processer och få till oväntade möten – och det är vad Samverket vill åstadkomma!

Myndigheter och andra offentliga organisationer som vill delta i Samverket får söka medlemskap för ett visst antal medarbetare. Förhoppningen från Vinnovas sida är att det är medarbetare som vill arbeta med utveckling och innovation.

–Samverket ska inte lösa ett lokalproblem, utan stärka innovation och skapa lärande processer. Man kan se det som en ”safe place” för staten att experimentera på. Vi har inte alla svar i dag utan det här är en pilot och en testperiod för att lära och utforska och se vad som händer, avslutar Jakob Hellman.

Innovationsstrategen Niklas Huss arbetar på uppdrag av Vinnova med att ta fram ett helt nytt koncept för Samverkets utformning. Han säger att det ska fungera som den tredje arbetsplatsen med fokus på samhällsutveckling vid sidan av kontoret och hemmet. 

–Vi vill skapa en motor och en fristad för offentlig sektor att utveckla de tjänster som behövs i framtiden. Det finns många drivna och duktiga människor inom staten som ibland inte får använda sin fulla potential och måste stångas inom den egna organisationen. Här får de en egen plats för innovationsbyggande och samverkan, säger han.

Lokalerna bygger på öppenhet och delning av erfarenheter och tjänster. Den som kliver in i lokalen i Stockholm får följa en ”stig” som leder till platser för olika aktiviteter, som till exempel lägerelden för djupare diskussioner, hinderbanan där utmaningar ska lösas och rastplatsen för spontana möten.

Niklas Huss poängterar att Samverket inte enbart är en lokal, utan en plats för att utveckla metoder och processer som stärker den kollektiva kompetensen.

–För att kunna nyttja lokalen krävs att du är aktiv och deltar. Därför kan du inte vara i lokalen, utan att möta och interagera med andra människor. I dag handlar mycket om att hantera och hitta lösningar på det som hamnar i mellanrummen mellan offentliga organisationer. Här kommer du att bli ”pollinerad” med nya insikter, vilket är en förutsättning för att vi ska lyckas, säger Niklas Huss.

Samverket kommer att forskas på samtidigt som pilotprojektet pågår. Det finns också en referensgrupp med flera generaldirektörer. Förhoppningen är att projektet sedan ska tas över och utvecklas vidare i offentlig regi, till exempel av landets länsstyrelser så att varje region får sitt eget ”Samverk”.

När jag ringer upp Calle Rosengren, forskare i digitalisering och arbetsmiljö vid Lunds universitet, säger han att distansarbete och coworking hubbar är här för att stanna. Han menar också att det kan finnas en övertro på lokalens betydelse för att skapa samverkan och delaktighet.

–Bara för att man sitter i samma lokal betyder det inte automatiskt att man blir mer kreativ och inleder nya samarbeten. Sedan har förstås lokalens utformning betydelse för hur vi beter oss, till exempel om det finns stora mötesrum tenderar vi att dra oss dit, säger han.

Calle Rosengren kom i kontakt med coworking hubbar redan år 2015 när han var gästforskare i Kalifornien. Han ser en stor poäng i att det finns lokaler som varken är kopplade till arbetsplatsen eller till hemmet.

–I min tidigare forskning har jag sett att det finns en grupp som gärna vill separera arbete och fritid. Alla har heller inte möjlighet att ha en arbetsplats i hemmet. En coworking hubb kan både erbjuda bättre ergonomi och bryta den sociala isolering som kan uppstå vid distansarbete, säger han.

Calle Rosengren är övertygad om fler arbetstagare som har möjlighet att arbeta hemifrån skulle finna det mer attraktivt att bo på det pendlingsavståndet från sitt jobb om distansarbetet i hemmet skulle kunna kombineras med arbete på en coworking hubb. Enstor potential med coworking är därför att det ger möjlighet att återbefolka landsbygden.

– Ett exempel är Orust där församlingshem används som coworking hubbar. Konceptet måste alltid formas i ett existerande sammanhang och det kommer att se annorlunda ut i agrara miljöer jämfört med i storstan. Men trenden är tydlig att vi rör oss från en plats i arbetsgivarens lokaler till andra ställen, avslutar Calle Rosengren.

Anna Steen är förhandlingschef på Akavia och ordförande i förhandlingsorganisationen Saco-S. Hon har inte märkt någon efterfrågan på en tredje arbetsplats hos sina medlemmar, men säger att en coworking hubb kan fungera för dem som distansarbetar långt från huvudkontoret.

–Det skulle kunna vara en utmärkt lösning, till exempel för statligt anställda på en ort där myndigheten inte längre har ett fysiskt kontor. Då skulle en hubb kunna bryta den professionella isoleringen och erbjuda en bra arbetsmiljö, säger hon.

Däremot ser hon utmaningar med att anställda från olika myndigheter ska kunna samverka i gemensamma lokaler.

–Vi har självständiga myndigheter som arbetar utifrån sina respektive uppdrag. Om samverkan ska ske i större skala måste det både godkännas av myndighetscheferna och finnas i yrkesrollen hos de personer som ska sitta där. Det finns också utmaningar med it-säkerhet i en tid då nästa stora kris riskerar att vara digital, säger Anna Steen.

Bland Akavias medlemmar är det 73 procent som vill fortsätta kombinera arbete på distans med arbete på kontoret även efter pandemin. Även från centralt fackligt håll är man positiva till vad Anna Steen beskriver som en ökad flexibilitet.

–Det är vi för till 100 procent. Samtidigt är det fortfarande arbetsgivarens ansvar att leda och fördela arbetet. En överenskommelse om distansarbete måste alltid förhandlas fram från fall till fall. Det måste också finnas kvar en fysisk arbetsplats med god arbetsmiljö där det finns möjlighet att träffa chefer och kolleger.

Anna Steen tror att för vissa passar det utmärkt att fortsätta med distansarbete, medan andra trots allt kanske trivs bättre på kontoret.

–Det krävs ett större mått av självledarskap vid distansarbete. Du måste också vara beredd att dela på en del av ansvaret för arbetsmiljön med din arbetsgivare. Vi måste komma ihåg att en ökad flexibilitet alltid måste vara frivillig och inte passar för alla, avslutar hon.

Carina Järvenhag

(På bilden från vänster Niklas Huss, Anna Steen, Jakob Hellman och Calle Rosengren)

Läs mer på Samverkets webbplats

Så här fungerar coworking:

• En plats där företag och/eller privatpersoner kan hyra in sig för kortare eller längre tid.

• San Francisco Coworking Space öppnade 2005 och brukar räknas som ett av världens första.

• Den stora skillnaden mot traditionella kontorshotell att de innehåller ytor för olika aktiviteter.

• En coworking hubb kan också existera tillsammans med annan verksamhet som ett kafé eller en konsertlokal.

• Samverket är den första coworking hubben i Sverige som vänder sig till den offentliga sektorn.

• Det finansieras av Vinnova i samverkan med Länsstyrelsen i Jämtlands län, Vasakronan AB, Gomorron Östersund AB och Niklas Huss AB.

• Mer informations finns på samverket.se.